Aumentare la produttività sul lavoro (secondo Google)

All’età di 21 anni avevo avviato la mia prima startup nel food &wine, tra i mille problemi da risolvere per un ragazzo ancora inesperiente come me, uno è stato quello che poi mi sarei portato avanti nel tempo.

La mia più grande difficoltà?

La gestione del tempo, lavoravo troppo e spesso negli orari più disparati.

Negli anni ho imparato ad auto disciplinarmi, ma resto molto sensibile di fronte a questo argomento così quando ho visto che zio Google ha creato un modulo di apprendimento su questo tema, l’ho fatto per direttissima.

Ecco i punti chiave, qualche suggerimento e un paio di tool che ci semplificano la vita.

Gestisci il tempo con efficacia:

1. Identifica cosa ti fa perdere tempo (chiamate, e-mail, continue domande dei colleghi, riunioni, ufficio troppo rumoroso, spesso è proprio l’ambiente di lavoro a distrarci.
2. Prendi nota di quanto tempo impieghi per fare ogni singola attività ( segna dettagliatamente tutto quello che fai durante una giornata, interruzioni comprese ovviamente, per almeno 2 settimane.
3. Identifica gli aspetti che ti distraggono e riducili al minimo ( a tal proposito esistono diversi strumenti di produttività on-line, gratuiti, che ci vengono in aiuto nella gestione del tempo e non solo, tipo Asana, Basecamp e Google keep)  
4. Crea un elenco di attività prioritario
5. Rimani concentrato durante le riunioni ed evita quelle non necessarie (tu sai quali sono).
6. Crea ogni giorno elenchi di attività e scrivili per priorità (la prima cosa da fare quando arrivi in ufficio)
7. Concediti una pausa di 10 minuti ogni volta che ne senti il desiderio.
8. Elimina le distrazioni, fai sapere ai colleghi di non volere essere disturbato (cambia ufficio o metti un cartello alla porta)
9. Dormi, dormi, dormi e se non lo avessi ancora capito, dormi.

A volte anche le persone più produttive possono sentirsi sopraffatte davanti a un elenco infinito di cose da fare.                                                                                         

Da dove inizi e come fai a sapere quali compiti possono essere assegnati ad altri?

La capacità di delegare e assegnare priorità rappresenta il primo passo verso la risposta a questa domanda.

Delega e assegna le priorità:

1. Definisci le priorità aiutandoti con lo schema della matrice Heisenhower ( uno schema molto utile formato da un quadrante suddiviso in quattro sezioni, che si basa su urgenza e importanza delle attività da compiere.
2. Inizia elencando ciò che devi fare, organizza i tuoi compiti nei 4 quadranti in base a come valuti la loro urgenza e importanza (ricorda, ciò che valuti urgente e importante ha la massima priorità).
3. Definisci 10 attività per quadrante e prova a portare a termine queste prima di aggiungerne altre.
4. Occupati delle cose che puoi fare solo ed esclusivamente tu e delega il resto.
5. Quando deleghi un lavoro ricordati di sfruttare i punti di forza dei tuoi collaboratori ( assegna compiti adatti a loro)
6. Spiega con chiarezza il compito a loro assegnato, fissa una scadenza ben definita e monitora periodicamente l’andamento del compito delegato.

L’assegnazione delle priorità è fondamentale per assicurare non solo il giusto equilibrio tra la vita professionale e quella privata, ma anche il completamento di attività importanti.

La collaborazione sul cloud è un modo pratico per ottimizzare la tua esperienza lavorativa, sia per raggiungere un collega che lavora da casa sia per mantenere i contatti con un team che si trova in un altro paese.

Collabora su cloud:

• Utilizza softwer basati sulla cloud ( azzera le distanze, problemi di fuso orario e agevola i processi), puoi usare piattaforme come G Suite oppure Office365 che ti permettono di condividere, modificare ed elaborare con gli altri simultaneamente sui progetti.

• La possibilità di lavorare da qualsiasi device (tablet, pc, smartphone), ogni persona coinvolta può ricevere un diverso livello di accesso in base al compito da svolgere, dalla sola visualizzazione alla modalità di modifica completa di un documento (tutto questo lavorando in simultanea).

Un caso studio interessante è quello di manomano.it, la famosa piattaforma on-line dei negozi di bricolage che ha strutturato la maggior parte dei suoi processi organizzativi aziendali in cloud, aumentando la produttività dei suoi collaboratori e posizionandosi tra i maggiori leader europei in questo settore.  

Insomma gli strumenti non mancano di certo, resta fondamentale sapersi districare tra i mille impegni e aumentare la produttività con sapienza e intelligenza.

Spero di esserti stato utile con questo articolo, ti lascio di seguito i link alla piattaforma di formazione gratuita su Google learning e ai tool sopra menzionati.

Se sei interessato ad una consulenza sulla digital strategy per la tua attività ti invito a contattarmi dal form che trovi qui sotto o a chiamarmi ti risponderò nel più breve tempo possibile.

Google learn  https://learndigital.withgoogle.com/digitaltraining

Strumenti per migliorare la produttività:

Asana non italiano https://asana.com/

Basecamp non italiano https://basecamp.com/

Google Keep https://keep.google.com/

Strumenti per il cloud:

G Docs https://www.google.co.uk/docs/about/

G Suite by Google Cloud https://www.google.co.uk/docs/about/ Office365 cloud https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage