Introduzione alla comunicazione aziendale e nozioni di base sulla scrittura professionale.
Per scrittura professionale si intende ogni forma di comunicazione scritta utilizzata in un contesto lavorativo, ad esempio email, promemoria, presentazioni o relazioni.
Il business writing è una competenza che si acquisisce nel tempo e che al giorno d’oggi è fondamentale avere, sia che si lavori per un’azienda sia che tu lo faccia per la tua attività.
A tal proposito zio Google ci da qualche suggerimento, vediamo quali:
- Quando redigi un documento di lavoro, arriva subito al punto
- Anticipa a chi legge quello che deve sapere di modo che non debba cercarlo
- Usa frasi brevi e paragrafi corti
- Aggiungi le call to action (comunica cosa vuoi che faccia il lettore, da dove e così via)
- Scrivi in modo professionale ma resta cordiale
- Prima di inviare il testo dai una bella revisionata per esser certo che non ci sono errori
- Durante la revisione prova a leggere il testo ad alta voce ( deve scorrere facilmente )
I documenti di lavoro devono sempre essere diretti, chiari e facili da leggere. Se arrivi rapidamente al nocciolo della questione e indichi i passaggi da compiere, faciliti la lettura e l’esecuzione delle azioni richieste.
Come scrivere una relazione di lavoro efficace?
Le decisioni aziendali ragionate e consapevoli si basano su relazioni che utilizzano fatti e dati per analizzare il rendimento e fornire suggerimenti per il futuro.
Viene da se che sapere scrivere nel modo corretto queste informazioni è molto importante, poiché chi si trova a prendere decisioni importanti sulla base dei documenti che realizziamo non può correre il rischio di leggere un copy confusionario e forviante.
Tutela te stesso e chi ti legge, a tal proposito ricorda che:
- Ogni affermazione deve essere accompagnata dalla fonte e dai dati che la certificano
- Inserisci sempre nell’intestazione i tuoi contatti
- Dai un titolo alla tua relazione e inserisci lo scopo
- Puoi creare un indice degli argomenti generali
- Nei primi paragrafi indica i fatti e dati più importanti
- Usa elenchi puntati e inserisci grafici per arrivare velocemente al punto
- Alla fine del testo fai un riepilogo e inserisci le tue considerazioni sugli argomenti principali
- Consiglia soluzioni basate sull’interpretazione dei dati
- Ricorda di scrivere sempre dal punto di vista aziendale (usa frasi interpersonali)
Le relazioni aiutano le società a prendere decisioni consapevoli relative a rendimento e azioni future, dati come ROI, budget e spese saranno certamente utili.
Come scrivere una e-mail aziendale efficace?
L’email è il mezzo di comunicazione aziendale più utilizzato, nel corso degli anni le email aziendali hanno sviluppato uno stile e una struttura propria.
Sapere scrivere email correttamente è una competenza molto importante che si può sviluppare nel tempo, ad ogni modo zio Google ci fa queste semplici raccomandazioni per partire con il piede giusto:
- le email dovrebbero essere chiare, dirette e facili da leggere, ricorda di essere sempre professionale nel tono, ma resta un po’ più informale.
- L’oggetto va sempre inserito, usa un testo breve e che riassuma di cosa si tratta la mail in poche parole
- Se conosci il destinatario usa il nome per salutarlo altrimenti usa il cognome.
- Sintetizza il corpo del messaggio e se inserisci un allegato ricordati di farne mensione.
- Se devi includere più destinatari usa il campo CC della mail, campo specifico che si usa per inviare messaggi (per conoscenza).
- Ricordati di inserire un invito all’azione se hai bisogno di una risposta da parte del destinatario e concludi la mail inserendo saluti brevi, cordiali e indicando i tuoi contatti.
Come scrivere una circolare di lavoro chiara?
Le circolari possono essere utili per aggiornare i colleghi o fare annunci importanti in un contesto lavorativo.
Il formato è simile a quello di una mail e generalmente inizia con una intestazione che elenca i dettagli e i destinatari della comunicazione.
Qualche suggerimento da zio Google:
- Inserisci sempre il nome del destinatario e la sua mansione.
- Se si tratta di un gruppo, inserisci il nome dell’ufficio, tipo: ufficio della contabilità.
- Inserisci il tuo nome e la qualifica
- Inserisci la data per esteso
- Inserisci l’oggetto
- Generalmente nelle circolari non si inseriscono i saluti e si passa subito al corpo del testo
- Non si inseriscono neanche i saluti finali
- Revisiona il testo e invialo ai tuoi colleghi
Nelle circolari bisogna andare velocemente dritti al punto, la comunicazione interna in un’azienda deve essere chiara, sintetica e più professionale possibile ecco perché a differenza delle email e delle lettere, di solito nelle circolari si saltano i saluti e si va dritti al punto.
Come formattare un documento aziendale?
Formattare un documento aziendale potrebbe sembrare complesso, ma con un po’ di aiuto e di pratica puoi acquisire questa competenza dando ai tuoi documenti un aspetto organizzato e professionale.
In molti si preoccupano più di avere un tema grafico che abbellisca il documento che a dare la giusta importanza al suo contenuto.
Chiaramente avere un testo formattato per bene, impaginato chiaramente e un layout grafico che fa da cornice al nostro lavoro fa la differenza tra un documento costruito per bene e uno approssimativo.
Zio Google però, ci ricorda che la parola d’ordine è semplicità, specialmente se il nostro documento è di particolare complessità e ha già al suo interno molteplici grafici.
Anche la scelta del carattere non può essere lasciata al caso e in questa situazione meglio usare caratteri di scrittura semplice tipo il classico: Time New Roman o Arial, ricordandosi sempre di allineare il testo a sinistra.
Il formato va adeguato presentando una comunicazione semplice, in questo modo l’attenzione viene rivolta ai contenuti e il documento risulta semplice da leggere e da scorrere visivamente.
Sono pochi semplici suggerimenti da seguire, ma molto importanti, sia che scriviamo per noi stessi che per l’azienda presso la quale lavoriamo.
Chiarezza, professionalità, efficacia e capacità di sintesi, fanno la differenza sulla qualità del tuo lavoro.
